Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Voorwaarden over doel, uitbetaling, kosten, terugbetaling en communicatie’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Controleer of de stand toezeggingen of ontvangen geld betreft’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Opgegeven stand van 52000 euro komt uit op 8.000 euro tekort volgens de oefenstand. Bij opgegeven stand van 41000 euro staat 19.000 euro tekort volgens de oefenstand. Het verschil bedraagt 11.000 euro tekort volgens de oefenstand in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Voorwaarden over doel, uitbetaling, kosten, terugbetaling en communicatie’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Controleer of de stand toezeggingen of ontvangen geld betreft’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Controleer of de stand toezeggingen of ontvangen geld betreft». Registreer bij «Opgegeven stand van 52000 euro» de waarde 8.000 euro tekort volgens de oefenstand. Registreer 19.000 euro tekort volgens de oefenstand op een afzonderlijke regel voor «Opgegeven stand van 41000 euro». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Voorwaarden over doel, uitbetaling, kosten, terugbetaling en communicatie. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Vraag wie over uitbetaling beslist’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Controleer of de stand toezeggingen of ontvangen geld betreft’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Splits het benodigde bedrag, de beschikbare dekking en het moment waarop de middelen werkelijk inzetbaar zijn. Bij de vraag ‘Controleer of de stand toezeggingen of ontvangen geld betreft’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de campagne blijft onder het streefbedrag. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
