Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Voorraadplanning, leveranciersvoorwaarden en liquiditeitsoverzicht per week’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Controleer de daadwerkelijke minimumafname’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Beperkte eerste order in de oefening komt uit op 8.500 euro. Bij grotere order voor de seizoensstart staat 16.200 euro. Het verschil bedraagt 7.700 euro in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Voorraadplanning, leveranciersvoorwaarden en liquiditeitsoverzicht per week’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Controleer de daadwerkelijke minimumafname’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Controleer de daadwerkelijke minimumafname». Registreer bij «Beperkte eerste order in de oefening» de waarde 8.500 euro. Registreer 16.200 euro op een afzonderlijke regel voor «Grotere order voor de seizoensstart». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Voorraadplanning, leveranciersvoorwaarden en liquiditeitsoverzicht per week. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Vraag naar de levertijd van een vervolgorder’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Controleer de daadwerkelijke minimumafname’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Splits het benodigde bedrag, de beschikbare dekking en het moment waarop de middelen werkelijk inzetbaar zijn. Bij de vraag ‘Controleer de daadwerkelijke minimumafname’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over het eerste seizoen vraagt extra voorraad. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
