Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Investeringslijst met offertes, betaaldatum en koppeling aan de openingsplanning’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Laat de onderbouwing aansluiten bij het ondernemingsplan’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Bouw eerst een complete behoefteberekening en bespreek daarna welke bron bij welk onderdeel past’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Onderzoek een gefaseerde aanschaf als de formule en bedrijfsvoering dat toelaten’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Na inventarisatie van de zichtbare inrichting komt uit op 18.000 euro. Bij na opname van training, voorraad en openingskosten staat 31.500 euro. Het verschil bedraagt 13.500 euro in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Laat de onderbouwing aansluiten bij het ondernemingsplan» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Na inventarisatie van de zichtbare inrichting», en wie kan uitleggen waarom bij «Na opname van training, voorraad en openingskosten» een waarde van 31.500 euro wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Investeringslijst met offertes, betaaldatum en koppeling aan de openingsplanning. Noteer bij Laat de onderbouwing aansluiten bij het ondernemingsplan wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Controleer welke offertes compleet zijn’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Laat de onderbouwing aansluiten bij het ondernemingsplan’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Splits het benodigde bedrag, de beschikbare dekking en het moment waarop de middelen werkelijk inzetbaar zijn. Bij de vraag ‘Laat de onderbouwing aansluiten bij het ondernemingsplan’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de vraag is groter dan de eerste inventarislijst. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
