Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Leveranciersofferte met termijnen en maandelijkse kasplanning’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Controleer de geldigheid van de offerte’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Variant met lagere eerste termijn komt uit op 12.000 euro inclusief de aangenomen belasting. Bij variant met hogere eerste termijn staat 22.000 euro inclusief de aangenomen belasting. Het verschil bedraagt 10.000 euro inclusief de aangenomen belasting in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Leveranciersofferte met termijnen en maandelijkse kasplanning’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Controleer de geldigheid van de offerte’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Controleer de geldigheid van de offerte». Registreer bij «Variant met lagere eerste termijn» de waarde 12.000 euro inclusief de aangenomen belasting. Registreer 22.000 euro inclusief de aangenomen belasting op een afzonderlijke regel voor «Variant met hogere eerste termijn». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Leveranciersofferte met termijnen en maandelijkse kasplanning. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Plaats de betaling in de juiste maand’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Controleer de geldigheid van de offerte’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Splits het benodigde bedrag, de beschikbare dekking en het moment waarop de middelen werkelijk inzetbaar zijn. Bij de vraag ‘Controleer de geldigheid van de offerte’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over doelbedrag met een vergeten aanbetaling. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
