Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Feitenoverzicht met oude en nieuwe mijlpalen, impact en nog onbekende punten’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Controleer de bevestiging van de leverancier’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Eerste gewijzigde planning na leveringsbericht komt uit op 2 weken. Bij herziene planning na bevestiging van montage staat 4 weken. Het verschil bedraagt 2 weken in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Feitenoverzicht met oude en nieuwe mijlpalen, impact en nog onbekende punten’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Controleer de bevestiging van de leverancier’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Controleer de bevestiging van de leverancier». Registreer bij «Eerste gewijzigde planning na leveringsbericht» de waarde 2 weken. Registreer 4 weken op een afzonderlijke regel voor «Herziene planning na bevestiging van montage». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Feitenoverzicht met oude en nieuwe mijlpalen, impact en nog onbekende punten. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Splits installatie, keuring en opening in losse mijlpalen’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Controleer de bevestiging van de leverancier’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Splits het benodigde bedrag, de beschikbare dekking en het moment waarop de middelen werkelijk inzetbaar zijn. Bij de vraag ‘Controleer de bevestiging van de leverancier’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een update na een latere openingsdatum. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
